Universités Canada aime son nouvel espace de collaboration

Lorsqu’Universités Canada a interrogé ses 108 employés sur ce qu’ils voulaient dans leur nouveau bureau, Chalanne Matheson a demandé d’avoir des plantes. C’est ce qu’elle a obtenu, et bien plus encore.

« Nous avons 194 plantes dans le bureau et trois murs de mousse, qui sont tout simplement magnifiques », explique Mme Matheson, coordinatrice des ressources humaines et des opérations, qui travaille pour l’organisation depuis 31 ans. « Nous oxygénons donc réellement l’air, ce qui est bénéfique pour la santé. J’aime être entourée de plantes, tout comme d’autres. Cela vous remonte vraiment le moral ».

Le personnel a participé activement en faisant part de ses commentaires, qui ont directement façonné la conception du nouvel espace, où l’on trouve des espaces collaboratifs ouverts, de nombreuses salles de réunion de tailles diverses et des postes de travail adaptés au style de chacun. Les employés ont même participé au choix et à l’essai du mobilier et ont voté pour donner aux salles de réunion le nom de parcs nationaux. La salle Nahanni peut accueillir confortablement 18 personnes.

« La cuisine est le cœur du bureau, là où les gens se rassemblent naturellement », dit Mme Matheson. « C’est un endroit tellement accueillant et confortable que les gens aiment y travailler. Le président déjeune souvent dans la cuisine avec le personnel, ce qui lui permet de connaître tout le monde, ce qui est merveilleux à mon avis. De telles habitudes améliorent l’ambiance sociale et collaborative que l’on trouve ici ».

Selon Gabriel Miller, président-directeur général, un espace axé sur l’humain et conçu avec soin est un atout majeur pour montrer aux gens que l’on respecte leur temps et que l’on aime avoir la possibilité d’entrer en contact avec eux. Les employés suivent un modèle de travail hybride qui les oblige à être présents au bureau deux jours par semaine, ce qui, selon M. Miller, est très important.

« Il est important que les gens se sentent liés à la mission de l’organisation et qu’ils passent du temps immergés dans des espaces avec d’autres personnes qui contribuent à l’avancement de cette mission », explique M. Miller. « La présence au bureau est également essentielle pour instaurer la confiance entre les membres d’une équipe et d’une organisation.

La confiance est essentielle à la productivité, car si les gens se connaissent et comprennent ce dont ils sont capables, il leur est beaucoup plus facile de s’appuyer sur le travail de leurs collègues et de savoir comment les compléter. Cependant, l’absence de cette base de confiance et de familiarité, qui se construit le plus puissamment en étant avec les gens, vous place en situation de désavantage ».

Le bureau est doté d’une intégration technologique transparente qui permet au personnel de continuer à collaborer, qu’il se trouve ou non dans les locaux de l’entreprise.

« Chaque équipe détermine un jour où tous les membres sont sur place et le deuxième jour est généralement laissé à la discrétion de chacun », explique Mme Matheson. « L’un des grands avantages de l’environnement hybride est qu’il permet d’établir un lien humain en personne, car les êtres humains ne sont pas faits pour vivre en vase clos. Il se crée une énergie lorsque nous sommes ensemble, ce qui est très important pour le développement de l’esprit d’équipe ».

M. Miller souligne que cela est d’autant plus important pour les jeunes employés parce que les occasions d’apprendre, d’observer et de vivre des expériences en personne – certaines planifiées et d’autres non – sont plus nombreuses et ne peuvent être reproduites dans le cadre d’un travail virtuel. Et pour les employés plus expérimentés, c’est l’occasion de trouver un sens à l’aide apportée aux nouveaux employés et de faire fond sur le travail qui a été fait auparavant.

« Tout cela est avantageux pour notre productivité pour la simple raison qu’il s’agit d’un environnement sain, heureux et positif pour les personnes qui y travaillent », explique M. Miller. « Si vous créez un environnement heureux où les gens se sentent soutenus, où ils sont encouragés à collaborer et où les outils mis à leur disposition ont été réellement pensés et soignés, ils donneront le meilleur d’eux-mêmes ».

Cet article figurait dans la magazine annonçant les gagnants de la compétition les meilleurs employeurs en la région de la capitale nationale de cette année, publié le 4 mars, 2025 dans le Ottawa Citizen. Cet article a été préparé avec le soutien financier de l'employeur, qui n'a ni écrit ni révisé le contenu.