La communication aide à créer une culture chez Universités Canada

Dans un environnement virtuel, faire une bonne première impression est un défi, donc Lebogang Mundeta avait certaines craintes à propos de son entrevue avec Universités Canada le printemps dernier. Il s’agissait non seulement de son premier emploi au Canada, mais la rencontre était sur Zoom.

« C’est difficile d’avoir une bonne lecture de la situation lorsque c’est impossible de voir le langage corporel des gens », dit celle récemment arrivée de l’Afrique du Sud. « Le comité d’entrevue a fait un travail remarquable pour créer des liens entre nous. Ce qui a vraiment aidé. Il y a très peu de temps pour que les gens nous connaissent, mais c’était bien organisé ».

Tout s’est clairement bien passé : elle a été embauchée comme agente des programmes financiers par l’organisation d’Ottawa qui offre aux recteurs une voix unie pour l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation.

C’était maintenant au tour d’Universités Canada de faire une impression. Un processus d’accueil entièrement virtuel venait ensuite, à commencer par un courriel des TI lui expliquant exactement à quoi s’attendre le premier jour. Lebogang Mundeta avait reçu son ordinateur portatif la semaine précédente et son orientation assurait qu’elle pouvait ouvrir une session avec tout ce dont elle avait besoin.

« Je pouvais travailler dès le premier jour », dit-elle. « Ce fut une transition sans heurt tant au niveau technologique que logistique. J’ai aussi des séances d’accueil avec toutes les équipes avec qui j’allais travailler, je me suis donc sentie bien accueillie ».

Après quelques séances de formation avec son gestionnaire, elle était prête, mais le travail n’est pas juste une question de travailler. Avoir un sens de la culture est essentiel.

« Au moment où je me suis jointe, notre équipe célébrait le lancement d’un nouveau programme, de la crème glacée est arrivée à ma porte pour un « caucus » informel sur Zoom », mentionne-t-elle. « Une autre fois c’était des biscuits, assez pour les partager avec mes deux fillettes en mode d’école à la maison à ce moment-là. On donne un excellent soutien à la vie familiale à la maison.

« Le monde s’ouvrant à nouveau, nous avons eu quelques dîners en personne et des activités de synergie des groupes, comme la tyrolienne, ce qui a été fantastique » dit-elle. « Il y a vraiment une ambiance « travail fort, amuse-toi autant » dans l’organisation. Ils me rencontrent là où j’ai besoin d’être, je suis donc contente ».

Ce sont de bonnes nouvelles pour Heather Cayouette, directrice de la gestion de l’information, qui dit qu’Universités Canada met l’accent sur la communication.

« Tout de suite avant une réunion du personnel, l’équipe de hauts dirigeants sera en ligne avec les nouveaux employés pour clavarder », dit-elle. « Montrer que nous sommes une communauté bienveillante est un élément important, notamment pour les nouveaux employés qui rencontrent tous ces inconnus en virtuel. Donc en allumant la caméra, être amical et mettre l’accent sur le fait qu’ils peuvent communiquer avec nous pour des questions sont des choses importantes ».

Tout au long de la pandémie, Heather Cayouette dit qu’ils ont trouvé des moyens d’entrer en contact hors du travail, soit avec des jeux en ligne ou avec des pauses-café virtuelles, pour rendre les choses plus amusantes. Du côté technique, la transformation numérique de l’organisation, envisagée juste avant la pandémie, est un élément de fierté.

« La pandémie nous a poussés à nous adapter à la technologie plus rapidement, mais a fait en sorte d’aider à améliorer la façon dont les gens travaillent », affirme-t-elle. « Nous pouvons tenir des réunions « en personne » en utilisant Teams ou Zoom et avons créé une plateforme de clavardage nommée The Lounge, une zone interactive pour discuter, publier des photos ou partager le dernier livre. »

« Dans ce sens, nous sommes devenus très créatifs, soit avec The Lounge ou avec des activités numériques comme Emazing Race qui a été très amusante, en utilisant une technologie déjà en place pour maintenir les liens. Notre culture est probablement plus proche qu’avant, parce que nous trouvons différentes façons de nous connaître. »

« C’est une époque excitante en raison des possibilités qui viennent avec cette normalité récente : cette nouvelle façon d’apprendre, de travailler et d’interagir les uns avec les autres. Je vois cette expérience entière comme une occasion ».

Cet article figurait dans la magazine annonçant les gagnants de la compétition les meilleurs employeurs pour les jeunes Canadiens cette année, publié le 1er février, 2022 dans le Ottawa Citizen. Cet article a été préparé avec le soutien financier de l'employeur, qui n'a ni écrit ni révisé le contenu.